Von der Excel-Liste zum Klick: Office Lunch bei PassportCard

Die PassportCard Europe GmbH bietet internationale Krankenversicherungen für Menschen, die im Ausland leben und arbeiten. Am Hamburger Standort arbeiten über 50 Menschen aus 23 Nationen.

Gearbeitet wird hybrid. Wer an einem Tag im Büro ist, steht oft erst kurzfristig fest. Genau daran scheitern Bestellrunden mit langem Vorlauf.

Eine Verpflegung im Haus gab es bereits, der Bedarf war also erkannt. Was fehlte, war Auswahl. Das Angebot umfasste zu wenige Gerichte, die Rückmeldungen aus der Belegschaft blieben entsprechend verhalten.

Der zweite Punkt betraf den Bestellweg. Bestellungen wurden über manuell gepflegte Listen gesammelt, mit einer Woche Vorlauf. Zwischen Zusage und tatsächlicher Anwesenheit lagen damit fünf Arbeitstage. Für ein hybrides Team ist das eine ungenaue Grundlage, und die Pflege der Listen lag beim Office Management.

Das Konzept wurde intern vorgestellt und in der Abstimmung ausgewählt. Ausschlaggebend waren zwei Punkte: die größere Auswahl und der geringere Organisationsaufwand.

Zur Wahl stehen täglich durchschnittlich acht verschiedene Gerichte, der Gesamtpool umfasst über 200. Für die kommende Woche wird vorbestellt, und wer kurzfristig doch im Büro ist, bestellt bis etwa 24 Stunden vorher nach. Statt fünf Arbeitstagen Vorlauf reicht damit ein Tag.

Die Gerichte kommen in Mehrwegschalen, die im Büro gesammelt und wieder abgeholt werden. Alle Informationen stehen auf Deutsch und Englisch bereit.

Seit Juli 2026 läuft die Mittagsverpflegung am Standort. Die Auswahl wechselt täglich, jede und jeder entscheidet für sich, die Organisation entfällt für das Office Management.

Für ein hybrides Team zählt vor allem der zweite Punkt. Wer im Büro ist, bestellt. Wer nicht da ist, bestellt nicht. Es gibt keine Liste, die nachträglich korrigiert werden muss, und kein Essen, das bezahlt und nicht gegessen wird.

Das internationale Team findet sich in beiden Sprachen zurecht. Am häufigsten gewählt wird das Chicken Teriyaki.